フルリモートから4ヶ月、見えてきた課題と組織として取り組みをしてきた事

2020/07/06

田畑 紗恵子広報

こんにちは。広報の田畑です。

緊急事態宣言が解除され、皆さんの生活も徐々に日常が戻りつつありますが、まだまだ油断できないのも事実です。
五箱では2月の末から全社員を対象にリモートワークを実施してきました。

今までも部分的にリモートワークを実施してきたのでフルリモート導入はそれほど大変ではありませんでしたが、やはり続けていくうちに課題も出てきます。
プライベートな空間で仕事をするのはそれなりに大変です。
個人が置かれている環境、オンラインのみでのコミュニケーションなど、今までリモートワークで五箱が取り組んできた事を振り返りの意味も込めて書き綴ってみます。

目次

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• 2月18日に決定したリモートワークの移行
• 最初の取り組みは環境整備から
• 次の課題はコミュニケーション、オンラインのみで完結できるか？の模索
• 今までと同様の仕事が出来るように個人の設備を整える必要も
• 顕在化している問題だけではない、潜在的にどんな問題が潜んでいるのか？も調査
• 社内アンケートのまとめ
• おわりに

 

2月18日に決定したリモートワーク移行

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五箱は2020年2月18日からリモートワーク推奨になり約半数のメンバーが在宅勤務に移行しました。
そして緊急事態宣言発令の2020年4月7日から完全リモートワークが開始になりました。

今回、リモートワークに移行したきっかけは「新型コロナウイルス」による「外出自粛」の影響です。

弊社の場合は、

社長「明日からリモートワークにしよう。」

この一言で移行スタートになりました。

実は、自粛の前からどこにいても仕事が出来る環境を作りたいよねと話していた社長。
環境作りを2019年から行っていましたが、外出自粛の影響もあり、リモートワークの体制作りを最優先で取り組事としました。

最初の取り組みは環境整備から

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基本的にリモート以前から業務に必要なデータはクラウド上で管理をしています。
なので、データのやりとりで不都合などはあまりありませんでした。

ですが、各個人の通信環境の問題が出てきました。
これが最初の問題です。

通信環境もある程度セキュリティーを担保する必要があります。
各個人の通信環境の問題を解消してから移行を行いました。

また、どうしても紙で保存する必要があったものなどは急に変えることはできません。
会社としてはオンラインで管理できないものをどう扱うか？の問題解消が急務となりました。

保管書類のデジタル化、そして今まで押印で対応していた発注書、契約書などもデジタル化の促進を行い、対応していきました。
結果的に見れば今までのデータも整理され、ゆくゆくは全てオンラインで解決する事を目標としています。

次の課題はコミュニケーション、オンラインのみで完結できるか？の模索

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最初リモートワーク移行時は1つのハングアウトに任意で接続して行っていました。（特にルールを決めることなく・・・）

ただ、不特定多数のメンバーの必要のないやり取りをずっと聞いているのって疲れますよね。
ということで、部署ごとに分けてハングアウトを常時接続して仕事を行ってみました。

同じ部署の人々は頻繁に連絡を取るため、毎回チャットベースでの連絡は正直面倒です。これにより、比較的オンラインでも完結できるようになりました。

また、私の場合はメンバーが仕事で困っていることを解決する時に「画面共有」の機能が重宝しました。
リアルタイムで問題を解決するには、オンラインはとても有効でした。

こちらについてはまだまだ、改善の余地がありそうです。

今までと同様の仕事が出来るように個人の設備を整える必要も

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今回のリモートワークに移行するにあたり、少しでも個々の環境を快適にするために会社から10万円の補助金が支給されました。
購入するもの等はメンバーによって様々でしたが、いくつかピックアップすると、

• 運動不足を解消するための健康グッズ
• リラックスするためのマッサージ機
• マウス
• ディスプレイ

などを購入していました。

（後日メンバーの自宅ワークスペースの紹介記事を書くので、お楽しみに＾＾）

顕在化している問題だけではない、潜在的にどんな問題が潜んでいるか？も調査

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リモートワークから数ヶ月経ち、徐々に慣れてきた感はありましたが、コミュニケーションの改善や業務の効率化などまだまだ問題は絶えません。
そして問題は過去だけでなく、新しい問題も時間が経つと共に出てきます。

今、どんな問題があるか？それを拾い上げるために定期的なアンケートを実施する事にしました。
アンケートの一部を紹介します。

• リモートワーク期間の体調面の状況は？

自宅のワークスペースが整っておらず、長時間同じ姿勢での業務に支障をきたすメンバーもいました。

実際に私の場合は、在宅勤務の最初1～2ヶ月はローテーブルと座布団というように椅子を用意していなかったので、首や腰にかなり負担が大きかったです（椅子って大事・・・）

• リモートワーク期間の社内でのコミュニケーションは？

 

リモートワーク開始に伴い、部署ごとにハングアウトをつないで連携を取っていますが、正直…他部署へ相談にいく際は少し勇気がいりました。
また、1対1の連絡事項も当然他のメンバーにも聞こえてしまいます。

「問題ない」と思うメンバーもいれば、「ちょっとうるさいな・・・」と思うメンバーもいるはずなので、そういう点も含めて社内でのコミュニケーションの取りにくいという結果になったのかと思います。

対策案としては、個別で仕事の引き継ぎや業務連携を行う際は、随時別のハングアウトを作成してMTGを行いました。
そうすることで全体のコミュニケーションの改善が出来、徐々に快適になってきました。（オフィスの会議の移動より楽かも？）

• リモートワークでの顧客とのコミュニケーションは？

今までもお客様とはオンラインMTGを活用していました。
電話やメール、手段は様々ですが特に問題なくお客様とのコミュニケーションは取れていると思います。

• リモートワークで良かった事

リモートワークで一番良かった点は、通勤時間の軽減でした。
実際に私も片道1時間半かけてオフィスに出勤していたので、3時間自分の時間や勉強に当てる時間が増えて1日の充実度が高まりました。

通勤のストレスってこんなに大きかったのか・・・とも思ってしまいます。

• リモートワークで困ったこと

 

多くのメンバーがリモートワークで困っていたことが「自宅でメリハリの付け方」でした。
自宅で仕事をしているとどうしても仕事とプライベートの境目が曖昧になってしまいます。

また、普通なら間に挟む休憩も取りにくくなってしまったり、無理をしているメンバーも多かったのでは？と感じています。
できるだけストレスを溜めないように積極的に声がけをするなどを意識したいですね。

 

社内アンケートのまとめ

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今回のアンケート結果での問題点としては、

• 社内のコミュニケーション
• 自宅環境の整備
• 業務時のメリハリの付け方

が出てきました。

※「社内コミュニケーション」については早めに改善の必要があると思います。

今後、月に数回コミュニケーションの取れる場を設けたり、社内報などで社内に興味をもってもらえる活動にチャレンジも考えています。

今回緊急事態宣言の影響もあり、急な働き方の変化を余儀なくされましたが、迅速に個々の移行や環境構築等は行えたのではないかなと思っています。
引き継ぎリモートワークを行っていくにあたり、五箱としてはより円滑に進められるよう模索していこうと思います。