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導入して評判の良かったツールをお題に対談するよ!

こんにちは!広報部のたばてぃーです。
今回は代表取締役である粕谷さんと最近五箱で導入したサービスやツールについて対談してみました。
管理部含めて事業側でもコミュニケーションで利用しているサービスのリアルな利用状況を話してます。
リモートワーク下で少しでも五箱と同じ悩みを抱えている企業さんや業務効率化が気になる方のお役に立てれば嬉しいです!それでは、本編をどうぞ!!

目次


  • 管理部のデジタル化
  • リモートワーク下の入電対応(fondesk)
  • 契約書などの契約関連(CLOUDSIGN)
  • 法人証明書の取得の手間(Graffer)
  • 労務書類のデジタル化(gBizID)
  • この対談記事の文字起こし(RimoVoice)
  • 社内のナレッジ共有はこれ(DocBase)
  • 日々のコミュニケーションは
  • 最後に

管理部のデジタル化


田畑:

それでは粕谷さん、本日はよろしくお願いします!

最初は最近の管理部について話しましょうか。

粕谷:

はい、よろしくお願いします。

まずは、管理部の話ですね。今、私は会社の代表と兼務で管理部の責任者も担っているのですが、たくさんの課題があるところからのスタートでした。特にリモートワークがベースになると、定期的に届く書類の原本や郵送物の受け取りを処理するために出勤しないといけない状態だったんですよね、それをこの1年間で整えてきました。

その中でも大きく2つあって。

1つ目は外部からの電話対応。五箱は働く環境をフルリモートワークにしたことによって、オフィスに誰も出社していない日があります。どうしてもオフィスにきた電話を受けられないことがある、という悩みがありました。

2つ目は契約書関連のデジタル化。今までは基本的に契約書は原本(紙)で管理していたので、オフィスに出社して対応しなければならないことが多々ありました。

リモートワーク下の入電対応(fondesk)


田畑:

ではでは、最初に一つ目の課題「電話対応」についてお伺いできればと思います。

五箱では2020年3月、リモートワークになったタイミングで既存のお客さまには担当の携帯電話に直接連絡するようにオペレーションを変更していたので、現場レベルでは特に問題はありませんでしたよね。

 

粕谷:

そうですね。

しかしながら、オフィスには一日何件かはお電話を頂いてしまってました。。オフィスに誰も出勤していない時に電話がかかってきてしまう問題。例えば、銀行の担当者さんが変わられた時や、OA機器業者さんのメンテナンスなどは頻度が低いため連絡を受ける事が稀ですが、たまにやり取りが発生します。オフィス宛に入電があった時、対応が遅れて困っていたんですよね。その上で、会社の電話受けは、どんな対応がベストなのかという点でたくさんのサービスを比較検討しました。

結果、フォンデスクというサービスを利用することにしました。

 

fondesk(フォンデスク)

引用:https://www.fondesk.jp/

 

田畑:

フォンデスクの何が良いかというと、入電対応をフォンデスクの方で代行してくれて、即時にチャットワークなどのコミュニケーションツールに入電情報の報告をくれるところですね。フォンデスクを導入したことによって、お客さまも外部の業者さんもスムーズに担当者とやりとりできる環境を作れたと思います。返信が早くできるようになったと、現場のメンバーからも評判が良いですね。

ちなみに、毎月の費用ってどれくらいでしたっけ??

粕谷:

金額は税込で¥11,000/月だったかな。受ける件数が100件を超えると、1件あたり¥200ずつ追加されるという形なんですが、五箱は多分20営業日で考えると、日に入電が5件ぐらいなので、毎月100件前後ぐらいを推移してますね。

金額的にはそこまでコスト負担も少なく、導入もスムーズに対応してもらえました。フォンデスクを導入して入電のオペレーションが整理できました。

 

田畑:

電話対応問題はフルリモートならではの悩みというか、会社の電話番号がいろんなところに公開されているのに繋がらない状況はお客さまに「不信感」与えてしまうかなと思うので、解決できて良かったと思います。

契約書などの契約関連(CLOUDSIGN)


田畑:

では次に契約書関連ですかね。

粕谷:

はい、法務関連はいくつかあって、契約書に関しては「クラウドサイン」(https://www.cloudsign.jp/)という、電子契約サービスを使っています。電子契約のサービスを導入し始めた企業は最近増えたんじゃないかな。

 

CLOUDSIGN(クラウドサイン)

引用:https://www.cloudsign.jp/

 

五箱の場合は、機密保持契約書、業務委託契約書、発注書っていう形で、1社のお客さまと複数の契約書を締結するケースが多いのですが、内容確認をメールで行った後に製本→押印の流れなので、基本的にオフィスに来てその一連の作業を対応しなくてはいけなかったんですよね。その手間を一気になくせたのがクラウドサインです。クラウドサインはお客さまに説明したうえで推奨をしていて、対応できないお客さまには今まで通り紙の契約書で対応をしてるので、両方対応はできるようにしていますが毎月の工数を考えると現場と管理部の負担は相当軽減されているかと思います。

 

田畑:

個人的な主観ですが…最近は電子契約でOKしてくれる会社さんが少しずつ増えてきたかなっていう印象があります。世の中的に電子契約の認知が高まっているおかげで社内的な工数負荷も減って、業務効率が上がっているのではないかなと思います。ありがたいですね。

法人証明書の取得の手間(Graffer)


粕谷:

あとは最近使い始めたサービスでは、グラファー(https://ttzk.graffer.jp/corporate-certs)もおすすめですね。

特に銀行関連で多いかと思いますが、会社の登記簿謄本や印鑑証明が必要な時、今までの五箱は渋谷の法務局に書類を取りに行かないといけませんでした。

 

田畑:

私もよく渋谷の奥地までおつかいにいってました…(法務局まで

 

粕谷:

真夏とか汗だくになるからキツかったよね、笑。

法務局に出向かず書類を取り寄せをしてくれるのでグラファー、助かってます。

 

Graffer(グラファー)

引用:https://ttzk.graffer.jp/corporate-certs

田畑:

これもすごい便利ですね。

わざわざ法務局まで出向いて取得しに行くっていう手間とかを考えると、オンラインで申し込みをすれば、何日後とかに手元に届くので、法人証明書類の取得の際は必須サービスだと思います。私も実際に何度か法務局に書類を取りに行ったことがありますが、この負担が減るのはとても助かります。五箱は法務局まで少し歩くので、忘れ物をしたときの絶望感を考えると神サービスです(笑)

 

ちなみに、グラファーの費用はどんな感じですか?

 

粕谷:

アカウント開設は無料で書類を申し込む度に料金が発生するようになっていたかと。

一通あたり¥1000~¥1500ぐらいの金額なので、アカウントだけ開設して必要なときだけ、依頼をしても、1通あたり¥1000~¥2000ぐらいのコストであれば、取りに行くコストなどを考えると、超コスパ良いと思います。

労務書類のデジタル化(gBizID)


粕谷:

あと労務関連ですが、gBizID(ジービズアイディー)っていうIDを取得して、Webデータから申請することで労務関連の書類作成の手間が減少しました。

 

gBizID(ジービズアイディー)

引用:https://gbiz-id.go.jp/top/

 

田畑:

ですね!申請中のステータスがgBizIDの管理画面で確認できるようになったのも使いやすい点なのかなと思います。

今まではステータスが分からないので郵便物の確認を都度行わなくてはいけませんでしたが、Web上で即時確認ができる様になりましたもんね。

 

粕谷:

このgBizIDも取得してない企業さんはオペレーションに組み込んで、労務関連、主に人事とか労務のところで活用していくっていうのはすごいおすすめです。管理部内ではgBizIDを利用するようになってめちゃくちゃ楽になったっていう声がありました。

この対談記事の文字起こし(RimoVoice)


粕谷:

会社全体と管理部ではこんなところかな。田畑さんの広報部では最近使い始めてよかったサービスはありますか?

田畑:

あります!広報担当必見のRimoVoice(https://rimo.app/about/voice)です!RimoVoiceはAIの文字起こしサービスなんですが。

 

広報部では、五箱メンバーがどのように仕事に取り組んでいるかを紹介するインタビュー記事を作成していますが、インタビュー時の録音は必須です。今までも録音しながら文字起こしができるツールとかいくつか試してみたんですけど、やっぱり声の聞き取りがうまくいかず、文字を起こせなくて、自分で録音を聞きながら手動で文字起こしをしていました。(地道で莫大な時間がかかってたんです。)

RimoVoiceは録音データをアップロードすると、AIが自動で文字起こしをしてくれて精度もいい!音声の拾い具合の質が高くてとっても使いやすいです。

 

RimoVoice(リモボイス)

引用:https://rimo.app/about/voice

 

粕谷:

へー、今まで文字起こし自体にはどれくらい時間がかかっていたの?

 

田畑:

そうですね、今までは1時間程のインタビューで合計10時間くらいはかかっていましたね。

RimoVoice導入後は3~5時間で終わるようになりました。

RimoVoiceが自動で出力をした文章を見ながら、音声を聞いて、文章も修正できるので、今までよりもぐっと効率が良くなりました。

 

粕谷:

それは良いサービスと巡り合えたね、ちなみに費用はいくらくらい?

 

田畑:

音声だと30秒20円で文字起こしをしてくれます。

だいたい1時間くらいのインタビュー記事だと2400円で文字起こしをしてくれます。

マジですごくないですか?今までの私の時間は何だったんだ…って感じです、笑

 

他にもオススメしたいポイントがあるんですが、RimoVoiceってアップロードした音声の原稿を直接修正できたり、登場人物の登録ができるのも使いやすいポイントだと思います!今回は、粕谷さんと田畑、みたいに誰がこの文章を話しているか、記載ができるんです。

他にも自動でセクションごとに空欄を作ったりしてくれるので、文字起こしと編集が非常にはかどるようになりました。

既存の文字起こしツールって文字だけがバババっと出てきてしまうので、全部繋がってしまって、分解する作業が発生するので、そこも短縮できるのは広報としては貴重なサービスです。

 

粕谷:

へー、そんなに便利なのね!すべての広報さんに届けたいね。

 

社内のナレッジ共有はこれ(DocBase)


田畑:

あとは、リモートワークになって社内の情報共有やコミュニケーションの取り方とかも変わってきたと思いますが。

粕谷:

そうね、社内のノウハウやナレッジを共有していくために、DocBase(https://docbase.io/)っていう「社内ノウハウ共有ツール」としてドックベースっていうサービスを導入してます。

 

Docbase(ドックベース)

引用:https://docbase.io/

 

管理部でいうと、経理、人事労務、総務、法務、情報システムっていう5つのカテゴリーに分かれていて、各カテゴリーごとにオペレーションが変わったときには必ずドックベースにマニュアルを作成し最新版にアップデートしています。

 

何か情報が欲しい時、新しい人が入った時にはドックベースにアクセスをして、発注書の作り方、契約書の作り方、あとは労務関連でのツールの利用方法とか、勤怠の提出の仕方とかがドックベースにアクセスをすれば、どのように対応すればよいのか、誰がいつまでに提出すればいいのかなどの情報がすべて記載されているんですよね。

 

田畑:

良くも悪くも五箱は今までマニュアルが存在していなくて、知っている人に聞くしかなかったんですもんね。けど、リモートワークになってすぐ聞くのが難しいっていう状態になったときに、ドックベースで調べたら、マニュアルが出てくるっていうのは、自分で調べても分からなかったら聞くっていう1段階踏めるようになったので、業務効率化にも繋がっているのかなと感じます。

 

粕谷:

そうだね。

あまり可視化されにくいけど、全体的な業務の効率化に繋がってると思うし、今と3ヶ月後比べると、未来の3ヶ月でまたいろんな仕事がしやすいオペレーションが組まれたりとか、古い情報とかが更新されたりとかすることによって、どんどんマニュアルが蓄積されていくと思います。この全社的なオペレーションが組めたので、全社的な業務改善に繋がってるかなと感じてます。

 

田畑:

今の五箱のドックベースの状態って、全部の情報が1列に並んでる状態だけど、ツリーみたいな感じに整理して整えられたらもっと使いやすくなると思うので、カテゴライズも整備したいです!

 

そこがうまくできるようになったら、もっと見やすくて、困ったときに自分で簡単に探せそうだなって思います。

 

粕谷:

そういう意見大切ね、ありがとう。図書館みたいな感じのイメージかな。今後の運用の仕方も社内の状況見ながら都度改善していきたいな。

 

ちなみにドックベースは¥9,900/月で使ってます。

利用し始めて1年半くらいかな?リモートワーク開始のタイミングで情報をためていってみんながアクセスできる環境が最近整ってきたかなと感じます。

 

田畑:

1年半ぐらい経ってるとそれだけ情報がたまっているので、使えば使うほど図書館みたいなっていきますね。

 

粕谷:

そうそう、もっとたくさんの情報をためていってみんなが楽になるオペレーションを組みたいね!

 

日々のコミュニケーションは


田畑:

最後に毎日のコミュニケーションについてお話できればと思います。

五箱では業務時間内はDiscordというサービスを利用していますね。各メンバーの個人部屋を作成して、出社のタイミングでオンラインにして個人の部屋で仕事をするオペレーションになりました。

 

Discord(ディスコード)

引用:https://discord.com/

 

会議室や雑談室、APEXやFortniteなどのゲーム部屋もあって、業務時間外でも気軽にコミュニケーション取れる土台になってますもんね。

 

音声と並行して、テキストベースのコミュニケーションは「チャットワーク」を利用してるので、テキストで共有しつつ、オンラインで個別に直接コミュニケーションを取るようになりました。

 

Chatwork(チャットワーク)

引用:https://go.chatwork.com/ja/

 

粕谷:

最初はたくさんのサービスやツールを組み合わせて試行錯誤していましたが、今は上記のサービスの掛け合わせで、オフィス出勤していた時と同様の環境が整ってきたなと感じてます。メンバーのみんなと話していてもそう感じるね。

田畑:

あ、緊急の連絡をする際には電話も!

 

電話のサービスは、前から利用しているのが「モバイルチョイス・アップゲート」(通称:モバチョ)ですね。モバチョは五箱のメンバーの個人ケータイに専用アプリで業務用の電話番号を付与して、仕事利用している電話代金を一括管理、支払いできるサービス。私が管理部のときに導入しました!

 

モバイルチョイス・アップゲート

引用:https://comm.rakuten.co.jp/houjin/appgate/

 

粕谷:

頻繁にお客さまと電話で連絡をとることがあるメンバーの負担軽減で導入した記憶が。

会社ケータイを各メンバーに付与するよりも、モバチョは電話番号を即日付与できるので、スピーディーですし、端末を購入するより楽でした。

リモートワーク前から導入していましたが、管理部で管理画面を使い一括管理できるので、大変助かっています。

 

今後もこういったサービスやツールを積極的に活用しつつ、模索しながらリモートワークの働き方を改善していきたいなー、と思います。

最後に


今回は2021年9月現在で、株式会社五箱が利用している便利サービスのお話でした。

この記事を通して、参考になったり、「この悩み分かる!」みたいな共感が少しでもあったらぜひシェアして頂けると喜びます。

これからも五箱の広報ではみなさまへのちょっとした気付きやきっかけをお届けできるようにしてまいります。次回もお楽しみにー!

ブログ記載者

田畑 紗恵子

田畑 紗恵子Saeko Tabata

Director

千葉県出身
学生時代に新規事業立ち上げの長期インターン生として営業を経験。その後五箱でインターンを経て、新卒で2018年4月に入社。
バックオフィスやメディア事業を経験し、現在は新人広報として活動。

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